[お知らせ]社内で簡単にマイナンバーを管理できるソフトウェアを作りました!
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社長の懸念

2015年10月より住民票のある住所に送付され、2016年1月から税・社会保障と災害対策に限定して施行されるマイナンバー制度ですが、ニュースなどで耳にする機会も増えてきました。

ニュースによると何となく「収入額の適切な把握によりこれまで不公平だった社会保障が公平になる」とか「災害時にマイナンバーさえ覚えておけば本人確認が容易になり、最低限の保障が受けられる」のような印象を受けておられる方も多くいらっしゃると思います。
ただ社長さんのような経営者の方の立場に立ってみるとマイナンバー制度から遠い将来に受ける恩恵よりも、ずっとずっと近い将来に増えてしまう必要業務について頭を悩ませておられる方の方が断然多いと思います。
2016年1月より増える業務、ずばりそれは従業員さらにはその家族のマイナンバーの番号管理です

自分個人の番号の管理だけでも大変そうですが、それをさらに何十人、何百人と漏洩しないよう管理をしなければならないわけです。

しかも管理をするだけでなく従業員に給与を支払う時、派遣労働者を雇う時、外注先に仕事を振る場合など多くの場面でマイナンバーを活用しなくてはいけません。
気が遠くなる作業ですね。

巷で言われている「システムの改修が必須です!」どころの生易しいものではありません。
かと言って国が(勝手に)経営者に課した業務ですので、何も手を打たず国に愚痴ばかり言っても仕方がありません。。
それでは漏洩する心配がなく、容易に情報を管理する方法はどのような方法があるでしょうか。

この記事では外注先に丸投げした場合と自社で頑張って管理する場合に分けて考えてみます。

対応1 マイナンバーの管理を外注に丸投げしてみる。

「外注する」というのはまだ選択肢の1つでしかありませんので、下手に情報収集してゴリゴリの営業をされても困ってしまいます。
というわけで検索エンジンで業者や特色、費用などの情報を集めてみます。

YahooあるいはGoogleで「マイナンバー対策」と打ち込んでみます。
参考にならないものを省くと「マイナンバー対策 中小企業」「マイナンバー対策費用」「マイナンバー対策ソフト」のようなキーワードが残ります。

ここからさらに検索してみると外注業者の特徴は下記のようになります。

[メリット]

従業員や取引先などと直接マイナンバーのやり取りをする必要がない。

自社内でマイナンバーを保管する必要がない。

テンプレートが用意されているので導入が簡単。

[デメリット]

初期投資に加え、月額のランニングコストが必要。
管理方法が分からないので、漏洩してしまうかどうかの判断がつかない。

大まかには上記のようにまとめることができました。

ご覧いただいて貴社にとって外注をするメリットが大きい場合は上記を参考に各業者さんへアプローチをしてみてください。
あとは業者さんと細かい交渉を経れば全て完了です。

(参考)マイナンバー管理を外部委託する際の注意点

▼当社の「外注したくない方向け」マイナンバー管理ソフト

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対応2 自社で頑張ってマイナンバーを管理してみる。

信頼関係やリスク管理の観点から何となく外部に依頼したくない。または従業員が少ない等の理由から月額費用を払ってまで外部に依頼するのは費用対効果が合わないとお考えの皆様。

簡単に言うと、漏洩の恐れなく自社でマイナンバーが管理出来れば何も問題はないわけです。
しかも外注することに比べると、初期の手間こそ掛かりますがその後は社内で漏洩しないよう気をつけておけば無駄な費用も一切掛からないわけです。

ではまず最初に自社でマイナンバーを管理する際に絶対に守って頂きたい3箇条を記載します。

1.マイナンバーと住所氏名などの個人情報をひとまとめに管理しない。
2.マイナンバー情報を必要最低限の人間のみ取り扱えるようにする。
3.万が一、マイナンバー情報を漏洩してしまった場合の処置を考える。

 

もう少し細かく書くと、、、

1.マイナンバーと住所氏名などの個人情報をひとまとめに管理しない。

想像してみてください。

もしもいま12桁のマイナンバーだけが落ちていたとします。
番号がポンと置いてあるだけでは、誰のマイナンバーかも分かりませんし悪用のしようがありません。

では12桁のマイナンバーと住所氏名などの個人情報が一緒に落ちていたらどうでしょう?

ということで万が一マイナンバーが漏洩した際に被害を最小限に抑えるためにも、マイナンバーと住所氏名などの個人情報はひとまとめに管理してはいけません

2.マイナンバー情報を必要最低限の人間のみ取り扱えるようにする。

こちらについては言わずもがなですが多くの方が管理してしまうと必然的に漏洩してしまう可能性が高まりますので、社長さんや経理の責任者の方だけが管理できる状況であればベストです。
できる限り最低限の方だけが取り扱える状況を作りましょう。

3.万が一、マイナンバー情報を漏洩してしまった場合の処置を考える。

新しい制度でありそれに慣れていない人間が管理することになるマイナンバーですので、「絶対」ということはありません。したがって前述の通り、マイナンバーと住所氏名などの個人情報を分けて管理する方法や、マイナンバー管理のためのパソコンに別途、強いセキュリティソフトを導入することも検討しておきたいところです。

ひとたび情報を漏らしてしまうと、最悪の場合懲役や罰金といったペナルティが課される場合もありますので、あくまでも慎重に費用対効果が良い施策を選ぶことをおすすめします。

どうにも行き詰まった場合は、我々に是非ご相談ください!
このように社内でマイナンバーを管理する場合は、上記3箇条を守ることが大切です。

漏洩の恐れがなく、やさしくマイナンバーを管理するソフトウェア

漏洩の恐れなく最低限の人材で月額数万円のようなランニングコストを掛けずにマイナンバーを管理したいという企業様には是非とも選択肢の一つに加えて頂きたい商品です。

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