テレビのニュースやWEBのニュースサイトのマイナンバー関連のニュースを見ていると「…をすると法律違反です。」とか、「…をすることは法律で禁じられています。」などの文言を見かけることも多いかと思います。

ではマイナンバー制度のために「とりあえず従業員の個人番号を集めること」のどこに違法な点が含まれているのでしょう?
番号法と個人情報保護法の条文を紐解いて見てみます。

私たち自身が気をつけること。

まずは第19条です。
これは収集する側ではなく、私たち提供する側課せられた法律です。
簡単に解説をすると、個人番号をむやみに提供してはいけませんよ、ということです。

ただし、

個人番号利用事務実施者が個人番号利用事務を処理するために必要な限度で本人若しくはその代理人又は個人番号関係事務実施者に対し特定個人情報を提供するとき(番号法第19条1項)

この場合は自分の個人番号を提供してかまいません。

ちなみにこの”個人番号利用事務実施者”は多くの場合、所属する会社の社長や経理担当者の方でしょう。
また”個人番号利用事務”というのは源泉徴収票などの書類に個人番号を記載するような事務のことでしょう。

逆に言うと、たとえばレンタルビデオ屋さんで個人番号を見られたり、スポーツジムで会員証を作る際に個人番号が書いてある裏面のコピーを取られる、といった場合は法律違反になります。

自分の個人番号はまず自分で守ることが重要ですね。

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従業員の個人番号を集める場合の注意点は?

では会社の社長さんや実務担当の方は従業員の方の個人番号を収集する際にどのようなことに気をつければいいのでしょう?

これも番号法でしっかりと記載されています。
(提供の要求)です。

個人番号利用事務等実施者は、個人番号利用事務等を処理するために必要があるときは、本人又は他の個人番号利用事務等実施者に対し個人番号の提供を求めることができる。(番号法第14条)

と記載されていますので、提供する場合と同じく個人番号利用事務に該当するときに限って提供することを要求してよいわけです。

ただこれだけでなく、収集する側にはもう1つ厄介な作業があります。
「利用目的の通知」です。
見落としがちなので気をつけてください。

条文も併せて紹介します。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。(個人情報保護法第15条)

個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。(個人情報保護法第18条)

上記2つの条文は番号法の基本法である個人情報保護法(平成15年成立)の条文ですが、特定個人情報を収集する上で従業員の方々に「何のためにあなたの個人番号を集めているんだよ」ということを通知してあげてください。

といっても2016年1月開始時点では「税金・社会保障・災害対策」の3分野でしか利用できないわけですから、お伝えになる際は税金と社会保険関係の書類作成のためだけに使いますよと一言添えておけば大丈夫です。

おまけ:いつの間にこんな条文が!!

番号法の条文を見ているとほとんどは至極当たり前のことが書いてあるわけですが、その中で1つ驚くべき条文を発見しましたので紹介します。

まずは引用。

個人番号及び法人番号を利用する事業者は、基本理念にのっとり、国及び地方公共団体が個人番号及び法人番号の利用に関し実施する施策に協力するよう努めるものとする。(番号法第6条)

何といいますか、国が勝手にマイナンバー制度を始めるといって日本にある全ての会社が強制的に本来必要のない業務を課せられていて大変なわけです。

さらに今後国や地方自治体が行う施策について協力しなくてはいけないんですって!
当たり前で日本全体が良くなる施策であれば喜んで協力しますけど、、そういうことばっかりではないでしょうからもしも大変なときに上記の条文を切り札に「なんでも協力せぃ」と使わないようにしてほしいものです。

以上、意外と見落としがちなびっくり条文でした。

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