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序章:番号法っていったい何⁉︎

2016年1月より始まるマイナンバー制度、テレビやネットでも目にする機会、耳にする機会が増えてきました。

この記事ではマイナンバー管理とは少し離れてマイナンバー制度の礎となる番号法※について調べてみました。

ただ番号法だけでも77条と多く、この記事でも長文をツラツラ書いても仕方ありませんので、従業員のマイナンバーを管理する経営者様にとって必要そうな条文をいくつかピックアップしてみました。
※ちなみに番号法の正式名称は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」という非常に長く堅苦しい名前です。

第5位 目的

まずは第一条です。

ここには番号法の目的が記載されています。

テレビやWEBのニュースなどを見ていると番号法について多く報道されていますが、この目的について間違っていたり一部では偏った理解があるようなので、政府が規定する番号法の目的について一度見てみましょう。

この法律は、行政機関、地方公共団体その他の行政事務を処理する者が、個人番号及び法人番号の有する特定の個人及び法人その他の団体を識別する機能を活用し、並びに当該機能によって異なる分野に属する情報を照合してこれらが同一の者に係るものであるかどうかを確認することができるものとして整備された情報システムを運用して、効率的な情報の管理及び利用並びに他の行政事務を処理する者との間における迅速な情報の授受を行うことができるようにするとともに、これにより、行政運営の効率化及び行政分野におけるより公正な給付と負担の確保を図り、かつ、これらの者に対し申請、届出その他の手続を行い、又はこれらの者から便益の提供を受ける国民が、手続の簡素化による負担の軽減、本人確認の簡易な手段その他の利便性の向上を得られるようにするために必要な事項を定めるほか、個人番号その他の特定個人情報の取扱いが安全かつ適正に行われるよう行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十八号)、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十九号)及び個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)の特例を定めることを目的とする。

この第一条については一部抜粋しようか悩んだのですが、この条文が凄いので全文引用しました。
カウントしてみると上記の引用部分は518文字あるんですが、途中に一切句点がないんです。
最初の「この法律は」から最後の「目的とする」まで全部1つの文章で成り立っています。
法律家は凄い技術を持っておられますね、猛烈に読みづらいですが。

本題です。

平易に読み取ると、番号法には大まかに下記3つの目的があることが分かります。

1.これまで税務や社会保障などの異なる分野での照合が困難だった特定の個人や法人の情報を、マイナンバーとして効率的に管理、利用することによって、行政運営の効率化を図る。

2.行政運営の効率化を実現することによって、国民の手続きをこれまでよりも簡素化する。

3.異なる分野にまたがってもマイナンバーを利用して各分野が迅速に情報を授受することにより、これまでよりも国民一人ひとりの給付や負担を公正にする。

字面を見ると非常に良いことばかりですね、期待していいのでしょうか。

第4位 本人確認措置

こちらについては意外に落とし穴なので気をつけてください。

個人番号利用事務等実施者は、第十四条第一項の規定により本人から個人番号の提供を受けるときは、当該提供をする者から個人番号カード若しくは通知カード及び当該通知カードに記載された事項がその者に係るものであることを証するものとして主務省令で定める書類の提示を受けること又はこれらに代わるべきその者が本人であることを確認するための措置として政令で定める措置をとらなければならない。

簡単に言うと「うちに長くいる社員だから番号だけメールしてくれればいいよ」ではダメだということです。

番号法第16条ではマイナンバーを受け取る際には番号の確認とともに本当に本人のもので間違いないか、成りすましなどをしていないかを確認する必要があると規定されています。

では上記の「主務省令で定める書類」とは何でしょう?
内閣官房のWEBサイトによると、原則的には下記2つのいずれかの方法で従業員の本人確認を行う必要があります。

(1)個人番号カード
→2015年10月に送られてくる通知カードではなく、役所に申請して貰える写真付きの個人カードの方です。

(2)通知カード+運転免許証やパスポートなどの写真付きの身分証明書
→ちなみに、あまりないと思いますが雇用時に運転免許証などで本人確認を済ませている場合は、通知カードのみで大丈夫です。

[従業員の家族の本人確認措置]

従業員の配偶者などの家族については、会社側に本人確認の義務はありません
なので家族をわざわざ会社へ連れて来てもらう必要はありません。

本記事執筆時点ではマイナンバー制度がまだ始まっていないので詳しくは分かりませんが、もしも上記の確認措置を面倒がってずさんな管理をしていて、そのことが外部(特に特定個人情報保護委員会!)に漏れてしまうと後述の立ち入り検査を受けるかもしれません。

地味で労力もかかりますが、くれぐれもしっかりとした対応をされることをおすすめします。

第3位 報告および立ち入り検査

続いて第52条を紹介します。

番号法成立と併せて特定個人情報保護委員会という第三者機関が設置されました。
詳細は番号法36条から49条に記載されていますが、要はマイナンバーを始め特定個人情報の取り扱いを司る組織です。

特定個人情報保護委員会について記載されている第36条から57条までの中でも、従業員のマイナンバーを管理する経営者様にとって一番関わりがありそうなのが、第52条と言うわけです。

引用します。

委員会は、この法律の施行に必要な限度において、特定個人情報を取り扱う者その他の関係者に対し、特定個人情報の取扱いに関し、必要な報告若しくは資料の提出を求め、又はその職員に、当該特定個人情報を取り扱う者その他の関係者の事務所その他必要な場所に立ち入らせ、特定個人情報の取扱いに関し質問させ、若しくは帳簿書類その他の物件を検査させることができる。
2  前項の規定により立入検査をする職員は、その身分を示す証明書を携帯し、関係人の請求があったときは、これを提示しなければならない。
3  第一項の規定による立入検査の権限は、犯罪捜査のために認められたものと解釈してはならない。

すみません、ものすごく簡単に読み解くと「抜き打ちで会社に行って特定個人情報がしっかり取り扱いされているか見に行きますよ。その時に質問に答えなかったり資料を見せるのを拒んだりは出来ませんよ。しかも犯罪調査のためだけでなく調査はしますよ」という事になります。

結構一方的ですよね、仕方ないですが。
もしもこの52条を知らずに委員会の方を門前払いなどしてしまうと、最悪の場合懲役刑や罰金刑※が科せられる可能性があります。
※詳細は後編に記載しています。

したがってただ単にマイナンバーを収集するだけでなく、決められた3分野に限って活用を行ったり、不要になったら破棄したり、それをしっかり記録するという事を日々意識していないと後々面倒な事になります。

マイナンバー管理を外部へ委託されている場合は委託先の監督義務をお忘れないように気をつけてください。
クラウドサービスを利用している場合は委託先のサーバー情報の監督も必要ですよ!!
(参考)クラウドサービスを利用してマイナンバーを管理する際の注意点

自社で管理したい場合は当社のソフトウェアで安く安全に管理しましょう!

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ということでこの記事では第5位から第3位までカウントダウンしてみました。
第2位、第1位については後編に書いていますので、よかったらこちらもご覧ください。

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