「あぁもう事務作業だけで猛烈に時間掛かった。もうめんどくさいわ」

税理士の先生や経理の担当者さんからプレッシャーをかけられて月次決算を始めてみたのはいいけれど。。

これでは会社を経営しているのか、事務作業をやりに来ているのかさっぱり分かりません。
我々のお客様でも後者の方が断然多いようです。
トホホですね。

しかも皆さんお分かりと思いますが、事務作業というのはどれだけ時間を掛けたとしても直接売上や利益を押し上げるものではないですから、その為に新たに人を雇うことも抵抗がありますし冒頭の通り自分自身で作業するのも億劫です。

ですから中間決算や年次決算まで何もしない(したくない)、という思考回路に陥るわけです。
でも悪いことではありません、それが普通ですよ。

ただこれだけ物が溢れている時代、競合がすぐそこに存在するこの時代、なんにもしないわけにはいきません!
それでは我々自身やお客様の声を元に効率的にそして賢く事務作業を済ませる鉄則を3つ紹介します。

1.目的を持って事務作業を行う。

2.税理士の先生を含め外注で丸投げしない。

3.表計算ソフトは「つなぎ」の役目だけに徹する。

もう少し詳しく掘り下げてみます。

1.事務作業の目的って何でしょう?

別に会社のお金がどう流れているか細かく把握したり、「義務だから」などは事務作業の目的ではありません。
ずばり目的とは会社のお金が適切に収支しているか把握することです。

例えば「資金ショート」。

売掛金の回収が滞っていないか、本来回収出来る売掛金を頂戴し損ねていないか。
商品の在庫や人材を必要以上に抱えすぎていないか。
税金や社会保険料の支払いのタイミングに現金が十分に残っているか。

この辺りを毎月確認するだけでも、資金ショートを回避することが出来ます。

また前年同月比での売上や利益の比率も見られるので、自社の競争力が弱まっているか強くなっているかも可視化出来ます。

さらにもう1つのメリットは、現金の使い方の選択肢が広がることです。

もしも自社の有能な従業員がいて一時的に売上の谷間の場合は外に派遣することもできますよね。
ただ改正派遣法によると、今後は特定派遣が出来なくなり全ての事業者が改正派遣法施行後3年以内に派遣業の「許認可」を得る必要があります。

その要件としては一部を抜粋すると

・純資産2000万円(うち1事業所当たり事業資金として1500万円の現預金)
・事務所20㎡以上

などが必須になります。

ですからこれまでのように届出をするだけで簡単に従業員を派遣に出すことが出来なくなるのです。

話を戻します。

つまり毎月の収支をミスなく漏れなく把握することで、どのタイミングで現金が少なくなって、どのタイミングで現金が十分に確保できるのかが分かるようになります。

すると余剰の現金を投資に使うのか、前述の「許認可」申請のために使うのかがあらかじめ計画を立てられるようになります。

いまから1年後までの資金の流れが一目で分かる資金繰りシミュレーションはこちらです。

長くなりましたが、「目的」をはっきり持って月次決算を行うことでこれまでより一層積極的な経営をすることが出来ます!

2.資産にならない丸投げ

いくら目的を理解していただいたとしても、我々のような中小企業の経営者は経理も営業も経営もほぼ1人で行う必要がありますから、なかなか月次決算まで手が回る方って少ないのではないでしょうか。

では外注※と言う選択肢はどうでしょう。
※ここでの外注は税理士の先生や会計ソフト、月額制のクラウドサービスのことを言います。

我々のお客様でよく聞くのが、「外注って最初は有難いけど、業者を変えたりシステムが変わったりするときに自社のデータが資産にならないんだよね。」ということです。

毎月データを表計算ソフトに移行している方であれば問題ないでしょうが、前述のとおり手が回らないから外注しているわけです。
そんな細かいことまで出来ないですよね。

その点、ご自身のパソコンに簡単にインストールが出来て、買い切りのソフトウェアであれば
・月額○万円、年間数十万円のようなランニングコストが必要ない。
・1クリックでCSVなどにダウンロードが出来る。
・CSVファイルを作成したデータは自社の資産になるので、前年同月比などのデータを見返すことにより、自社の商品や営業マンの競争力が簡単に測れる。
以上のような効果が期待できます。

したがってテレビCMや営業、WEB広告などに惑わされて容易に外注することなく中長期的に自社にとってメリットがあるのはどういう管理かを考えてみたいところです。
簡単にインストールが出来て、1クリックでデータをCSVにダウンロードできる管理ソフトはこちらです。

3.表計算ソフトをメインにするとこんな危険が!

予算なのかタイミングなのか相性なのか要因は様々ありますが、外注やソフトウェアの導入を見送って表計算ソフトで事務処理を行うことを選ぶ経営者さんもよくいらっしゃいます。
というより、この選択肢が一番多いと思います。

先ほど書きましたように、表計算ソフトであればご自身や有能な経理担当者さんが実際に手を動かして数字を管理するので、会社の数字が体感的に理解が出来るので非常に良いと思います。
むしろ起業したばかりの経営者さんは、あえて表計算ソフトで管理をして苦労しておいたほうが良いのかもしれません。。

ただ表計算ソフトでの管理でデメリットがあるとすれば主に下記2点です。
・間違いを起こす。
・部署間の連携がしづらく、締め作業に余計な時間を要する。

1点目の「間違いを起こす」と言うことについては言うまでもありません。
人間が作業をしているわけですから、間違いは起こります。
ただし出来るだけ取引先や顧客に対しての見積書や契約書などの間違いは避けたいですよね。
また「部署間の連携」というのは意外と地味に皆さん苦労されているところです。
たとえば会社が”月初5営業日までに月次決算を終わらせよう”と指示をしても、営業の締めが終わらなければ経理の締め作業が出来ません。
ただ経理の担当者さんが営業マンに「早くしろ!」と催促がしにくい環境だったらどうでしょう。
必然的に締め作業は後ろに延びてしまいます。

社長ご自身も状況を把握していれば、経理の担当者さんに代わって催促をしてあげられるでしょうが、部署をまたいだ可視化を表計算ソフトだけで行うというのも無理があります。
ですから会社は営業マンに「自分が締め作業をしなくてはいけないんだ!」と言う自覚を持たせてあげる必要があります。

当社販売の「事務SOL」は1つのソフトウェアのみで各部署をまたいだシームレスな統合管理が簡単に行えます。
また社長ご自身のパソコンにインストールしておくだけで、いまどの部署またはどの作業で滞っているかが一目で分かりますので、経理担当者さんに催促をさせる必要もなくスムーズに事務作業を進めることができます。

営業側の締め作業についての説明はこちら。
経理担当者の締め作業の流れについてはこちら。

「月初3営業日までに月次決算を終わらせる」というのは甘いです。
年次決算と違い月次決算は”旬”の情報ですから、締め作業は3時間以内に終わらせて経営の次の一手を考える時間に回しましょう。